Wie in meinem letzten Artikel beschrieben, hat es viele Vorteile Arbeiten an eine Virtuelle Assistenz auszulagern – vor allem wenn du als Solopreneur unterwegs bist. Als Einzelkämpfer kümmerst du dich von A-Z alleine um dein Unternehmen, da ist es durchaus sinnvoll bestimmte Aufgaben auszulagern und Freiraum für dein eigentliches Business zu schaffen.
Wenn du dich entschieden hast mit einer Virtuellen Assistenz zusammenzuarbeiten, solltest du dir vorher über einige Dinge im Klaren sein. Was genau möchtest du abgeben? Wie ist der zeitliche Umfang? Welche Hilfsmittel/Informationen werden vorab benötigt? Wie genau soll die Zusammenarbeit aussehen? Fragen über Fragen 😀
Hier findest du Tipps wie du am besten vorgehen kannst.
1. Definiere deine Aufgaben
Als ersten Schritt solltest du dir überlegen welche Tätigkeiten du gerne an eine Virtuelle Assistenz auslagern möchtest. Das kann von Buchhaltung, Marketing, Design, Websitepflege bis hin zu allgemeinen Backoffice Tätigkeiten alles sein. Viele VAs sind spezialisiert auf bestimmte Themen und können dir hier ein starkes Knowhow bieten.
Am besten erstellst du eine Liste mit all deinen Aufgaben (auch den noch so kleinsten, diese müssen schließlich auch erledigt werden 😉 ), die aktuell bestehen und die zukünftig anfallen werden.
Dann stelle dir folgende Fragen:
- Welche Aufgaben benötigen am meisten Zeit?
- Welche Aufgaben machst du gerne? Welche machen dir überhaupt keinen Spaß?
- Bei welchen Aufgaben würdest du dich selbst als Profi sehen?
- Was für Aufgaben gibt es (oder wird es geben), in die du dich erst einarbeiten musst?
Wenn du dir diese Fragen beantwortet hast, wirst du einen guten Überblick über deine Aufgaben haben und besser entscheiden können, welche Tätigkeiten ausgelagert werden können.
2. Bestimme den zeitlichen Umfang und die Komplexität
Jetzt hast du schon einen ziemlich guten Überblick deiner aktuellen und zukünftigen Aufgaben. Bist du überrascht wie viele es doch tatsächlich sind? 🙂
Als nächstes solltest du dir überlegen, wie viel Zeit du in die jeweiligen Aufgaben investierst. Wenn du den zeitlichen Umfang deiner einzelnen Aufgaben kennst, kannst du dir erst einmal überlegen, ob du an bestimmten Stellen nicht noch etwas Zeit einsparen kannst, indem du z.B. bestehende Prozesse optimierst. Zum anderen hilft dir der zeitliche Umfang bei der Entscheidung, welche Tätigkeiten du auslagern willst bzw. kannst.
Im zweiten Schritt überlege, welche Aufgaben sehr komplex sind. Also eine gewisse Einarbeitungszeit benötigen. Definiere auch die Aufgaben, die eher leicht von der Hand gehen, da es sich z.B. um Routinearbeit handelt.
4. Entscheide dich für die Investitionshöhe
Jetzt ist es an der Zeit zu entscheiden, wie viel du für eine Unterstützung für dein Business bereit bist zu investieren. Nachdem du nun eine gute Übersicht deiner Tätigkeiten, deren zeitlichen Umfang und Komplexität hast, solltest du dir über die unterschiedlichen Abrechnungsmodelle bewusst werden und entscheiden wie viel du für die jeweiligen Aufgaben investieren möchtest.
Einige VAs rechnen nach Stunden ab, andere bieten Paketpreise an. Hier kommt es immer auf die auszulagernden Tätigkeiten und deren oben genannten Eigenschaften an. Nicht jedes Modell macht für alle Aufgaben Sinn. Überlege dir, was für deine abzugebenden Tätigkeiten sinnvoll ist und wo du auch eine gute Planungssicherheit hast. Falls du dir unsicher bist, kontaktiere einfach eine Virtuelle Assistenz. Sie kann dir direkt erklären, wie sie abrechnen.
5. Finde die richtige VA
Nun hast du entschieden, welche Aufgaben du auslagern willst. Es fehlt nur noch die passende Virtuelle Assistenz! Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:
- FB-Gruppen: Es gibt viele Facebook-Gruppen, die es sich zum Ziel gemacht haben, Virtuelle Assistenten und Kunden zusammenzubringen. Hier kannst du einfach dein Gesuch posten. Du wirst sehen, du erhälst super interessante Rückmeldungen.
- FB Allgemein: Du kannst auf Facebook auch gezielt nach Virtuellen Assistenten suchen und sie dort direkt anschreiben
- Google: Such doch einfach mal bei Google nach Freelancern/Virtuellen Assistenten für dein Aufgabengebiet und kontaktiere sie direkt
- Portale: freelance.de, dnxjobs.de, machdudas.de etc.
6. Legt die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz fest
Hast du eine passende VA gefunden, könnt ihr die zukünftige Zusammenarbeit festlegen. Themen wie Kommunikation, Meetings, Tools, etc. sollten vorab geklärt werden. Zusätzlich solltet ihr klären, ob eine Einarbeitung in bestimmte Aufgaben oder Tools notwendig ist und wie diese aussehen wird.
Jetzt sollte einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege stehen!
Und wann machst du dich auf die Suche nach einer passenden VA? 🙂
Deine Regina
