Der Beitrag Zu Gast beim Virtual Assistant Women Podcast erschien zuerst auf Regina Nebel.

Die To Do Liste wird immer länger, die Post-Its stapeln sich bis zur Decke und du weißt nicht wo du überhaupt anfangen sollst?

Und du möchtest natürlich alle Aufgaben möglichst gleich und mit hoher Qualität bearbeiten, denn schließlich geht es ja um dein Business!

Bloß wie organisierst du dich und deine Aufgaben am besten um genau das zu erreichen?

Ich kenne die Situation sehr gut. Ohne gute Zeiteinteilung, verrinnt der Tag wie im Flug und am Ende bleibt ein flaues Gefühl im Magen, nicht das Beste gegeben zu haben.

Und mit so einem Gefühl möchte bestimmt keiner gerne seinen Arbeitstag beenden oder?

Deswegen habe ich dir hier einige Tipps zusammengestellt, wie du als Selbstständige/r einfach und schnell effizienter arbeitest und ein richtig gutes individuelles Zeitmanagement für dich erstellst.

Also schnapp dir einen Blog und Stift und schreib gleich fleißig mit. Viel Spaß beim Lesen!

Was ist gutes Zeitmanagement für Selbstständige eigentlich?

Es gibt unzählige Definitionen von Zeitmanagement im Web. Für mich bedeutet gutes Zeitmanagement einfach, dass ich meinen Arbeitstag gut strukturiert, meine vorgenommen Aufgaben erledigt und meine Arbeitszeit sinnvoll genutzt habe. Und wie ich das genau mache, verrate ich dir in diesem Beitrag.

Was bringt mir gutes Zeitmanagement als Selbstständige/r ?

Für Selbstständige ist ein gutes Zeitmanagement so wichtig. Im Home Office ist es manchmal schwer sich zu motivieren. Gerade wenn du Solopreneur bist und keine Teamkollegen zum Austausch hast.

Doch wenn du dich gut planst und deine Aufgaben im Überblick hast, ist die Selbstmotivation und auch Selbstdisziplin gleich viel größer.

Mit kleinen Etappen und klaren Zielen arbeitest du ganz einfach effizienter und wirst am Ende des Tages überrascht sein, was du alles geschafft hast.

Einfache Tipps für ein besseres Zeitmanagement für Selbstständige

Starte bewusst in den Arbeitstag

Nach einer Tasse Kaffee, einem leckeren Frühstück oder deiner Morgenroutine kann der Arbeitstag beginnen. Werde dir zu allererst bewusst, welche Aufgaben und To Dos du heute zu erledigen hast.

Schnapp dir ein Notizbuch, Post-Its oder dein Whiteboard und schreibe maximal 3 Aufgaben für den heutigen Tag auf.

Ich weiß, 3 Aufgaben sind nicht viel. Ich habe aber selbst festgestellt, dass mehrere To Dos nur schwer möglich sind. Oft kommen unvorhergesehene Dinge, die deine Aufgaben in die Länge ziehen. Dann bist du froh, dass du dir nicht zu viel vorgenommen hast.

Also lieber weniger notieren und am Ende des Tages eine komplett abgehakte To Do Liste haben, als die Aufgaben auf Morgen zu verschieben.

Falls du doch schneller alle Aufgaben erledigt hast, fällt dir bestimmt noch etwas ein, wie du deine restliche Zeit sinnvoll nutzen kannst.

Priorisiere und teile deine Aufgaben ein

Super, jetzt hast du 3 Aufgaben für den heutigen Tag festgesetzt. Nun ist es an der Zeit diese zu priorisieren.

Welche Aufgabe hat eine Deadline? Welche MUSS heute unbedingt erledigt werden? Diese Aufgabe sollte natürlich ganz oben stehen.

Falls die Aufgaben hinsichtlich der Wichtigkeit gleich sind, kannst du dir überlegen für welches To Do du wann am produktivsten bist.

Zum Beispiel bin ich Vormittags wesentlich konzentrierter und produktiver als am Nachmittag. Deswegen erledige ich strategische Aufgaben und Kundenaufträge lieber gleich in der Früh.

Nachmittags ist dann Zeit für Routineaufgaben oder für welche, die nicht so viel Kreativität fordern.

Ein konkretes Beispiel: Das Recherchieren, Schreiben und SEO von Blogartikeln erledige ich immer vormittags und das Korrekturlesen verlege ich auf meinen „nicht so kreativen“ Nachmittag 🙂

Finde für dich heraus, wann deine produktiven und kreativen Tagesphasen sind und teile deine Aufgaben danach ein.

Definiere Teilschritte und den zeitlichen Umfang der Aufgaben

Nun hast du deine Hauptaufgaben definiert und sie priorisiert. Damit dir die Bearbeitung der Aufgaben leichter fällt, breche sie in einzelne Teilaufgaben herunter.

Damit arbeitest du effizienter und strukturierter, denn du überlegst dir im Vorfeld genau welche Schritte zur Erledigung der Aufgabe gehören. Der große Vorteil ist, dass du dich nicht in Details verlierst, sondern immer den Roten Faden im Blick behältst.

Wichtig ist nicht nur, dass du die einzelnen Schritte deiner Hauptaufgaben definierst, sondern auch die benötigte Zeit bestimmst.

Manchmal ist es schwierig einzuschätzen, wie lange du für eine Aufgabe brauchst. Wenn du aus Erfahrung keine Zeit angeben kannst, versuche den zeitlichen Aufwand ungefähr zu schätzen. Das nächste Mal kannst du dann deine Erfahrungswerte nehmen.

Der zeitliche Umfang ist nur als Richtwert gedacht. Trotzdem ist er wichtig, damit du einen besseren Überblick deines Arbeitstages hast.

Hier reicht es, wenn du die 3 Hauptaufgaben zeitlich definierst. Sollte eine Hauptaufgabe sehr komplex sein, macht es Sinn den zeitlichen Aufwand auch für die Teilschritte zu bestimmen.

Blende Zeitfresser so gut es geht aus

Wir kennen die kleinen Zeitfresser nur zu gut. Diese verstecken sich vor allem in unserem Handy und auf Social Media.

Setze dir doch gezielt zwei oder drei 30-minütige Zeitfenster, wo du z.B. auf Social Media aktiv bist. Den restlichen Arbeitstag bleibt facebook & Co geschlossen.

Das gleiche kannst du auch mit Emails oder telefonischen Rückrufen machen. Es ist nicht schlimm, wenn du nicht SOFORT antwortest. Überlege einmal, wie oft du auf Antworten wartest.

Während ich zum Beispiel Texte schreibe, bleibt mein Handy lautlos und außer Reichweite. Ich richte mir mehrere 5-minütige Pausen ein, wo ich dann auch durch meine Social Media Kanäle scrolle, bin aber danach wieder ungestört am Arbeiten.

Finde nützliche Tools, die dir das Arbeiten erleichtern

Wenn es um Zeitmanagement geht, gibt es super viele Methoden und Tools, die dich unterstützen können, deinen Arbeitsalltag besser zu strukturieren. Ich habe hier einige aufgelistet, die ich selbst nutze und das vollkommen kostenlos.

Das Zeiterfassungstool Toogl

Toggl ist ein super praktisches Tool, wenn du deine Arbeitszeit erfassen willst. Es ist zum einen nützlich, wenn du für Kunden arbeitest und nach Stunden abrechnest. Wenn du die Aufgabe erledigt hast, kannst du eine PDF Übersicht deiner Arbeitszeit erstellen.

Ich nutze Toggl aber auch für meinen Arbeitsalltag. Ich habe verschiedene Projekte in dem Tool angelegt wie z.B. Blogartikel, Pinterest, Buchhaltung. Sobald ich mit einer Aufgabe beginne, startet der Timer.

So habe ich einen guten Überblick wie lange ich für die einzelnen Aufgaben brauche und wo ich eventuell etwas optimieren kann.

Trello und Asana für dein Zeitmanagement

Trello und Asana sind Projektmanagement Tools. Als Virtuelle Assistentin nutze ich beide Tools sehr gerne. Da ich teilweise so viele kleine Aufgaben habe, helfen mir die Softwares eine bessere Übersicht meiner Projekte zu haben.

Du kannst verschiedene Boards und Projekte anlegen, jeweils Aufgaben erstellen und diese ganz flexibel verschieben oder Fristen zuordnen.

Checklisten

Ich bin ein kleiner Fan von Checklisten 🙂 Wenn ich etwas neues lerne, was ich öfter anwende, erstelle ich immer eine Checkliste. Zum Beispiel nach einer Weiterbildung, Anleitungen für neue Tools in YouTube oder wenn ich einen interessanten Blogartikel lese.

Du investierst einmal etwas mehr Zeit und Arbeit in das Erstellen der Checkliste, profitierst danach aber um ein Vielfaches.

Mit Checklisten und Anleitungen habe ich mir unheimlich viel Zeit gespart. Gerade wenn du noch nicht so affin in bestimmten Aufgaben bist, musst du nicht jedes Mal wieder aufs Neue suchen, wie zum Beispiel die Bildgröße für ein Beitragsbild ist.

Notizbuch

Für mich darf das klassische Notizbuch nicht fehlen.

Die Onlinetools sind super hilfreich und erleichtern dir die Arbeitsorganisation, aber manchmal möchte ich einfach kurz etwas notieren oder zu einem Thema brainstormen. Dafür ersetzt für mich nichts Papier und Stift.

Geht es dir auch so?

Und wie sieht dein Zeitmanagement im Arbeitsalltag aus?

Ich hoffe dir helfen meine Tipps weiter, wie du einfach und schnell effizienter arbeiten kannst.

Jetzt hast du einen kleinen Einblick in meinen Arbeitsalltag bekommen. Diese Zeitmanagement Methoden helfen mir enorm produktiver und motivierter zu arbeiten.

Wenn du mehr über meine Arbeit wissen willst, lies hier weiter.

Am Ende des Tages schließe ich mit einem guten Gefühl meinen Laptop und kann den wohlverdienten Feierabend genießen.

Viel Spaß beim Ausprobieren!

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